Wśród pracowników funkcjonujących w branży medycznej, funkcjonują nie tylko lekarze różnych specjalizacji i fizjoterapeuci, ale również: pielęgniarki, technicy, pracownicy recepcji. Wszystkie te osoby potrzebują mieć stały dostęp do dokumentacji medycznej pacjentów, aby razem ze specjalistami móc działać na rzecz poprawy stanu zdrowia pacjentów. Program, który rozróżnia role pracowników w placówce świadczącej usługi medyczne będzie dobrym rozwiązaniem w sytuacji, kiedy nie wszyscy pracownicy potrzebują dostępu do tych samych funkcji programu. Czy specjaliści i właściciele lecznic znajdą taki program na polskim rynku?
Tak, oprogramowanie do Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, dzięki któremu będzie można podzielić role pracowników w placówce i ograniczyć dostęp niektórych funkcji programowych do konkretnych zadań osób zatrudnionych w przychodni lub gabinecie, jest już dziś możliwe dzięki programowi Medfile. Opcja przyznawania indywidualnych uprawnień jest korzystna szczególnie dla menagerów i właścicieli dużych placówek medycznych. Dzięki funkcji nadawania indywidualnych uprawnień pracownicy recepcji np. nie będą mieli możliwości uzupełnienia karty pacjenta, będą to mogli robić tylko specjaliści przyjmujący na wizyty. Takie funkcje zwiększają poziom zabezpieczenia wrażliwych danych, jakimi są dokumenty medyczne. Wszystkie uprawnienia pracowników w programie są zależne od osób zarządzających placówką medyczną.
Przyznawanie ról pracownikom placówki medycznej odbywa się w prosty i intuicyjny sposób. Wystarczy, że osoba zarządzająca kontem lecznicy w programie, wejdzie na moduł „Moje konto”, a następnie wybierze zakładkę „Użytkownicy”. Z jej poziomu można każdemu wybranemu pracownikowi, posiadającymi konto w programie, nadać konkretną rolę i uprawnienia za pomocą „Edycji użytkownika”.
Role użytkowników możemy nadawać domyślne – z programu, oraz dodać zupełnie nową rolę sami, jako właściciele placówki/gabinetu, np. nową rolę higienistka stomatologiczna. Dodatkowo za pomocą suwaka („SWITCHA”) zamieszczamy informację, czy dany pracownik może przyjmować pacjentów, czy nie. Po zapisaniu wprowadzonych zmian, program wyświetli nam informację, o poprawnie wprowadzonych danych.
Równie łatwe jest usuwanie ról z programu. Jeśli specjalista przyjmujący w placówce medycznej jest kardiochirurgiem, a przez pomyłkę zostały mu nadane role kardiologa i chirurga, to można wprowadzone role usunąć poprzez szybkie naciśnięcie znaku „x” przy danej roli. Wtedy program wyświetli komunikat z zapytaniem o jej usunięciu. Dzięki podwójnej akceptacji w programie, można uniknąć przypadkowego usuwania danych, a funkcja nadawania uprawnień zwiększa bezpieczeństwo wrażliwych danych.
proces badawczy 
